Over processen, wat is handig en hoe doe je dat?
En eh wat doe jij dan precies, welke procesjes los jij op? Is er een gouden formule? Welk advies heb je? Tja zo makkelijk is het niet helemaal. Elk bedrijf is anders, heeft dus andere processen en elke eigenaar vind andere dingen fijn en belangrijk.
A-technisch tot en met
Neem mijn moeder; ze is hovenier. Super groene vingers, harde werker en vind het heerlijk om buiten te zijn. Ook is ze ietwat a-technisch en werkt de computer nooit eens mee. Gevolg; een werkwijze die zich verspreid over verschillende papieren systemen zoals agenda’s, post-its en losse kaartjes.
Je zou zeggen, spring erin! Hier is zoveel ruimte voor verbetering. Maar mijn moeder vind het wel prima zo, haar bedrijf loopt en uitbreiden hoeft niet. Ik als proces optimalisator kan helemaal niks als een bedrijfseigenaar geen wens heeft. En bereid is daarvoor stappen te maken.
-Ik als proces optimalisator kan helemaal niks als een bedrijfseigenaar geen wens heeft-
Lekker veilig op kantoor
Nog een voorbeeld. In de periode van de pandemie zijn er ontzettend veel bedrijven meer online gaan werken, mega handig als je het mij vraagt. Je informatie is altijd en overal op te vragen vanaf zowel een laptop als telefoon bijvoorbeeld. Toch kwam mij een bedrijf ter ore dat liever al het personeel op kantoor heeft. Daar waar op de server alle bestanden staan. En als ze het kwijt zijn of een vraag hebben bellen ze elkaar. Maar in een team van laat zeggen 6 tot 8 personen, kun je je voorstellen hoeveel mails en telefoontjes er dagelijks gedaan worden. Ik weet niet of hier een wens tot verbeteren zit, maar mijn handen gaan hier dus intens van jeuken!
Wat ik zou aanraden
Aan dat laatste bedrijf; stop lekker alles in de cloud. Ik zou een werkruimte aanmaken per team waarin gechat kan worden, zodat belletjes en mailtjes beperkt worden tot het minimum. Zodat je bestanden makkelijk terug kunt vinden, altijd de laatste versie opgeslagen staat. Én dat je samen in bestanden kunt werken. Dit levert zoveel tijdwinst op. Ook is er in mijn ogen minder verlies van energie omdat dingen zoek zijn, niet kloppen, of iemand je weer eens in een cc zet maar moet jij er nou iets mee?
Dus mocht jij iets te sorteren hebben, een proces te optimaliseren. Ik kijk graag met je mee. Op naar minder verspilling en meer energie.